Tietosuojaseloste, Dynasty asianhallinta
Dynasty-asianhallintajärjestelmä
Ohjelma sisältää asianhallinnan, asiakirjahallinnan, kokoushallinnan, sopimushallinnan, viranhaltijapäätösten ja kuulutussovelluksen osiot sekä kunnallisten luottamustoimitietojen hallinnan. Toimielinten sähköistä kokoushallintaa, jonne julkiset esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset siirretään, käyttävät kaikki kunnan toimielimet. Kaikissa sovelluksissa käsitellään asiayhteyteen ja käsiteltävään asiaan liittyviä henkilötietoja.
Laukaan kunnan kunnanhallitus
PL 6 / Laukaantie 14
41341 Laukaa
Kuntaorganisaatiossa vireille tulleiden asioiden kirjaaminen ja asioiden käsittelyn seuranta, valmisteluun liittyvien asiakirjojen, viranomaispäätöksien ja toimeenpanon sähköinen hallinta, sopimusten sekä kunnallisten luottamushenkilöiden tietojen hallinta, tietopalvelu.
Asiakirjojen rekisteröinnillä/tallennuksella järjestelmään turvataan myös asianosaisten etuja ja oikeuksia.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi sekä yleistä etua koskevan tehtävän ja julkisen vallan käyttämiseksi.
Tiedot saadaan yksityishenkilöiden, yhteisöjen ja viranomaisten kunnalle lähettämistä asiakirjoista, kunnassa vireille laitetuista asioiden käsittelyyn liittyvistä selvityksistä, kirjeistä ym. vireillepano – ja valmisteluasiakirjoista.
Kokoushallintaa ja luottamushenkilötoimintaa varten tiedot saadaan luottamushenkilöiden itsensä antamista yhteystietolomakkeista ja valintapäätöksistä.
Asianhallintajärjestelmän eri osioissa voidaan käsitellä tapauskohtaisesti seuraavia henkilötietoja: Henkilön nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, kiinteistörekisteritunnus, auton rekisterinumero, henkilön koulutus- ja tutkintotiedot. Käsiteltävään asiaan liittymättömiä henkilötietoja ei käsitellä.
Ohjelma sisältää luottamusmiesten järjestäytymistä koskevia tietoja, jotka liittyvät mm. luottamusmiesten rooliin työpaikan yhteistoimintamenettelyssä ja luottamusmiestoiminnan hoidossa.
Yhteystieto-osioon sisältyvät kokoushallintaan ja kunnallisen luottamustoimen hoitoon liittyvät luottamushenkilön yhteystiedot ja poliittista ryhmää kuvaavat tiedot, kunnalliset luottamustoimitiedot. Ks. erillinen tietosuojaseloste kunnan luottamustoimissa toimivien luottamushenkilöiden rekisteröinnistä.
Järjestelmä sisältää tapauskohtaisesti asian käsittelyyn liittyviä arkaluonteisia henkilön terveydentilaa kuvaavia tietoja sekä salassa pidettäviä sosiaalipalveluihin ja oppilasasioihin liittyviä tietoja. Muita julkisuuslain 24 §:n salaiseksi luokittelemia henkilötietoja, joita järjestelmässä tapauskohtaisesti käsitellään ovat henkilön yksityiselämää, taloudellista tilannetta tai asemaa sekä liikesalaisuuksia sisältävät asiakirjat, jotka liittyvät aina käsiteltävinä oleviin asioihin. Salassa pidettävien henkilötietojen käsittelyoikeus asianhallintajärjestelmässä perustuu työtehtäviin.
Toimielimien julkiset esityslistat ja pöytäkirjat siirretään asiankäsittelyjärjestelmästä kunnan nettisivuille esityslistan ja pöytäkirjan valmistumisen jälkeen. Kunnan kotisivuilla julkaistaan myös ne julkiset viranhaltijapäätökset, joissa on Kuntalain mukainen muutoksenhakuoikeus, tai joiden julkaiseminen on tiedottamisen kannalta tarpeen.
Muutoksenhaun ja tiedottamisen kannalta tarpeelliset henkilötiedot julkaistaan päätösasiakirjoissa kunnan nettisivuilla. Henkilötiedot poistetaan nettisivuilta Kuntalain säädösten mukaisesti muutoksenhakuajan päättymisen jälkeen.
Luottamushenkilöiden sähköiseen kokousjärjestelmään siirretään päätöksenteon ja päätöksenteon valvonnan kannalta tarpeelliset asiakirjat: toimielimen esityslistat, pöytäkirjat ja niihin liittyvät asiakirjat sekä julkiset viranhaltijapäätökset. Kunkin toimielimen jäsenet pääsevät lukemaan vain oman toimialansa asiakirjat.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin tai kansainväliselle järjestölle.
Henkilötietoja säilytetään myös paperisina toimielimen pöytäkirjoissa ja muissa pysyvästi/pitkään säilytettävissä päätöksissä ja niihin liittyvissä asiakirjoissa.
Paperimuodossa olevia henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään arkistolainsäädäntöön perustuvien määräysten, ohjeiden ja suunnitelmien mukaisesti pysyvästi tai muun lakisääteisen säilytystarpeen ja viranomaisen oman käyttötarpeen mukaisesti. Tietoja on Dynasty -järjestelmässä 1.6.2011 alkaen.
Rekisteröity voi esittää pyynnöt edellä mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle.
Rekisteröidyn on saatava tieto asiansa etenemisestä ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta. Tietyin edellytyksin määräaikaa voidaan pidentää, kunhan siitä ilmoitetaan rekisteröidylle.
Käsittely ei perustu suostumukseen.
Mikäli rekisterinpitäjä ei aio toteuttaa rekisteröidyn pyytämiä toimenpiteitä, rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Valituksen tekemiseen voi käyttää Tietosuojavaltuutetun toimiston valmiita lomakkeita (https://tietosuoja.fi -> Lomakkeet)
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
www.tietosuoja.fi
Henkilötietojen käsittely perustuu kunnan lakisääteisten toimintojen hoitamiseen. Henkilötietojen antaminen on tapauskohtaista. Mikäli henkilötietoja ei anneta, saattaa se estää asian käsittelyn.
Ei automaattista päätöksentekoa tai profilointia
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Palvelinlaitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta joiden työnkuvaan se kuuluu.
Järjestelmään pääsy ja järjestelmän käyttö perustuu käyttäjätunnukseen, salasanaan ja käyttäjäoikeuksiin. Pääsyä asiakirjoihin rajoitetaan ohjelman sisällä siten, että salassa pidettäviä asioita/asiakirjoja saa käsitellä vain työtehtäviin perustuvilla käyttöoikeuksilla.
Asioiden käsittelyyn liittyvät salassa pidettävät paperiasiakirjat pidetään lukituissa tiloissa.
—