Tietosuojaseloste, rekrytointijärjestelmä Kuntarekry
Työntekijöiden rekrytointijärjestelmä Kuntarekry
Työnhakijatietokanta, joka koostuu kohdistetuista rekrytoinneista, sijaisrekrytoinneista ja avoimista rekrytoinneista kertyvistä työnhakijatiedoista.
Palvelussa toimii kaksi eri järjestelmää; verkkosivuston julkaisujärjestelmä ja rekrytointijärjestelmä. Verkkosivustolla eli julkaisujärjestelmässä kuntatyönantajat julkaisevat avoimia työpaikkoja, jotka poistuvat julkaisujärjestelmästä automaattisesti, kun hakuaika päättyy. Verkkosivuston julkaisujärjestelmään ei synny henkilötietorekisteriä.
Rekrytointijärjestelmään kertyy työnhakijoiden henkilötietoja, kun työnhakijat jättävät työhakemuksensa sinne. Rekrytointijärjestelmässä kunta käsittelee työnhakijoiden hakemuksia hakemusten vastaanotosta valintaesityksen tekemiseen.
Laukaan kunnan kunnanhallitus
PL 6 / Laukaantie 14
41341 Laukaa
Henkilöstösihteeri
PL 6 / Laukaantie 14
41341 Laukaa
puh. 014 2675000
Laukaan kunta vastaa omien työnhakijoidensa henkilötietojen ja hakemusten käsittelyn lainmukaisuudesta ja vastaa niitä koskevista tiedusteluista.
FCG Talent Oy vastaa Kuntarekry.fi –rekisterin teknisestä toimivuudesta ja toimii järjestelmän teknisenä ylläpitäjänä sekä valtakunnallisena pääkäyttäjänä vastaten henkilötietojen käsittelystä tältä osin (lokitiedot, varmuuskopioinnit, hävittäminen)
ks. rekisteriselosteesta Kuntarekryn nettisivulta FCG:n vastuuhenkilöt.
Henkilötietoja käsitellään henkilöstön rekrytoimiseksi kuntaan.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Tiedot rekisteriin saadaan palveluun työnhakijoiksi rekisteröityneiltä työnhakijoilta itseltään.
Rekrytointijärjestelmään tallentuvat työnhakijan tiedot riippuen siitä, mitä tietoja työnantaja kohdennetuissa rekrytoinneissa hakulomakkeella kysyy, ja mitä tietoja työnhakija itsestään tallentaa.
Kohdennettujen hakujen lisäksi työnhakijan on mahdollista tallentaa Avoin hakemus kuntiin ja Hakemus keikkatöihin hakulomakkeille seuraavat tiedot itsestään: nimi, yhteystiedot, työkokemus, suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus, osaamiset, hakemus tehtävään vapaa tekstikenttä, kunnat, organisaatiot ja tehtäväalueet, joihin työnhakija osoittaa kiinnostuksensa, mahdollinen hakijan liittämä liitetiedosto, työnhakijan määrittämä hakemuksen säilytysaika sekä keikkalaiseksi ilmoittautuvan käytettävyystiedot.
Avoimeen hakupalveluun ja Keikoille kuntiin -palveluun jätettyjä hakemuksia voivat lukea ja käsitellä ne kuntatyönantajat, joihin työnhakija on hakemuksessaan osoittanut kiinnostuksensa, ja joilla on oikeus lukea ja käsitellä avoimia hakemuksia.
Rekrytoijataho Laukaan kunnassa tulostaa tarvittaessa kussakin rekrytointiprosessissa tarpeelliset hakijaluettelot, hakijayhteenvedot ja haastateltavien hakemukset paperille valintaa ja haastattelua varten. Hakemukset voivat sisältää hakijan itsensä antamia julkisuuslain 24 §:n kohdan 32 salassa pidettäviksi määrittämiä hakijan yksityiselämään ja elämänpiiriin liittyviä tietoja mm. perhe-elämään ja harrastuksiin, yhdistystoimintaan liittyvät tiedot.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolisiin maihin tai kansainväliselle järjestölle.
Sekä sähköisten että paperilla olevien tietojen säilytys pohjautuu arkistolainsäädännön perusteella annettuihin ohjeisiin ja säilytysaikamääräyksiin ja kunnan omiin arkistonmuodostus-/tiedonohjaussuunnitelmiin.
Kunta vastaa hakemusten ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelystä ja hakemusten säilyttämisestä Laukaan kuntaan kohdistettujen rekrytointien ja sijaisrekrytointien osalta sekä niiden avointen ja keikkatyöhakemusten osalta, jotka työnhakijat ovat heille järjestelmässä osoittaneet. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Talent Oy:n toimesta. Niiden avointen hakemusten osalta, joita ei ole osoitettu mihinkään kuntaan tai organisaatioon, hävittämisestä vastaa yksin FCG Talent Oy.
Avoimen keikoille kuntiin -hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajien käytettävissä 6 kk siitä, kun työnhakija on viimeksi päivittänyt avointa hakemustaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojensa ylläpidosta.
Jos työnhakija haluaa hakemuksensa olevan aktiivinen 6 kk:n jälkeen, hän voi päivittää hakemuksensa. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Jos hakija ei päivitä keikkatyö hakemustaan, säilyy se 6 kk:n voimassaolon jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Talent Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot.
Avoimen hakemuksen kuntiin jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajan käytettävissä hakijan määrittämään päivämäärään asti. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä. Jos työnhakija ei päivitä avointa hakemustaan, säilyy se työnhakijan määrittämän päivämäärän jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Talent Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot.
Kohdistetuissa rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai FCG Talent Oy:n toimesta.
Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen Kuntarekry -palvelussa, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot.
Työnantajat haastattelevat ja valitsevat sijaiset ”keikkatyöhön”. Tämän jälkeen sijainen ylläpitää omia käytettävyystietojaan järjestelmän kalenterissa. Jos sijainen merkitsee itsensä tilaan ”Ei käytettävissä”, hän ei tule mukaan sijaishakuihin. Jos sijaiseksi hyväksytty henkilö ei päivitä tietojaan 6 kk:een, hänen tietonsa muuttuvat tilaan ”ei käytettävissä”. Jos sijainen on tilassa ”Ei käytettävissä” kaksi vuotta viimeisestä käytettävissä oloajasta laskettuna, hänen tietonsa hävitetään järjestelmästä kyseisen työnantajan ja/tai FCG Talent Oy:n toimesta. Vuosittain hävitetään järjestelmästä ne hakemukset, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana. Jos käyttäjätunnusta ei ole käytetty kahteen vuoteen, hävitetään sekä käyttäjätunnus että hakijan hakemustiedot.
FCG Talent Oy vastaa tietojen varmuuskopioinnista sekä niiden säilyttämisestä kunkin rekrytoinnin kohdalla kaksi vuotta.
Työnhakija voi esittää pyynnöt edellä mainitulle Laukaan kunnan edustajalle, jos hän on kohdistanut hakemuksensa Laukaan kuntaan.
Hakija voi päivittää itse tietojaan järjestelmässä. Kohdistettuun hakuun liittyviä tietoja ei kuitenkaan voi päivittää hakuajan päättymisen jälkeen muuttuneita yhteystietoja lukuun ottamatta. Muut tietojen korjaamista koskevat pyynnöt on osoitettava rekisterinpitäjänä toimivalle työnantajalle, jolle hakemus on osoitettu.
Rekisteröidyn on saatava tieto asiansa etenemisestä ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta. Tietyin edellytyksin määräaikaa voidaan pidentää, kunhan siitä ilmoitetaan rekisteröidylle.
Rekisteröity voi vaatia henkilötietojensa käsittelyn perumista ottamalla yhteyttä edellä mainittuun rekisteripitäjään.
Mikäli rekisterinpitäjä ei aio toteuttaa rekisteröidyn pyytämiä toimenpiteitä, rekisteröity voi tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Valituksen tekemiseen voi käyttää Tietosuojavaltuutetun toimiston valmiita lomakkeita (https://tietosuoja.fi -> Lomakkeet)
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
www.tietosuoja.fi
Mikäli rekisteröity ei anna henkilötietojaan, ei rekisteröityä voida ottaa huomioon rekrytoinnissa.
Tämän henkilörekisterin tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä tai profilointeja.
Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin FCG Talent Oy. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan.
FCG Talent Oy:ssä työskentelevät rekrytointijärjestelmän valtakunnalliset pääkäyttäjät näkevät työnhakijoiden hakemukset työnantajien tukipalvelupyyntöihin vastatessaan. Rekisteriin talletetut henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi JulkL 24 § 32 mukaisesti. Käsittelyssä noudatetaan Eu:n yleistä tietosuoja-asetusta.
—